Als ondernemer kun je het gevoel hebben dat je weinig tijd hebt omdat er zoveel te doen is. Je voelt stress bij de hoeveelheid werk, de verantwoordelijkheid voor het aantrekken van ideale goed betalende klanten en het verdienen van voldoende inkomen.
Het helpt als je slimmer gaat ondernemen en bewuster met je kostbare tijd omgaat. Daarom 11 tips die daarbij kunnen helpen.
#1 Meer delegeren/uitbesteden
Laat het idee los dat je alles alleen moet doen. Maak gebruik van virtuele assistenten en stagiaires. Maak gebruik van experts en koop hun kennis en kunde in. Het voelt veilig om alles in eigen hand te hebben, maar het is een schijnveiligheid die je klein houdt.
Leer delegeren en loslaten. Geef anderen het vertrouwen om de verantwoordelijkheid over taken van je over te nemen.
Ook thuis kun je dingen uitbesteden, bijvoorbeeld aan een huishoudster en/of nanny. Het geeft je ruimte om te werken in je zone of Genius.
#2 Focus op een taak
Wat je ook doet, laat je niet storen. Dat is het grootste geheim om tijd te besparen als ondernemer. Hierdoor werk je veel sneller én met een beter resultaat. Dus ga niet multi-tasken!
Richt je volledige aandacht op die ene taak waaraan je werkt. Een handig hulpmiddeltje is de ‘pomodoro techniek’. Hiermee voorkom je uitstelgedrag en ben je minder afgeleid.
#3 Creëer helderheid en durf duidelijk te zijn
We hebben een echte overlegcultuur en daar gaat vaak veel kostbare tijd aan verloren. Te veel meningen betekent immers vaak oeverloos discussiëren. Als ondernemer moet je hierin leiderschap nemen en gewoon de knoop durven doorhakken. Het scheelt enorm veel tijd als je leert snel beslissingen te nemen.
#4 Maak een FAQ-pagina
Een andere manier om veel tijd te besparen is door een FAQ-pagina te maken. Als je veel tijd kwijt bent aan het beantwoorden van e-mails waarin steeds dezelfde vragen gesteld worden, plaats dan op je website een FAQ-pagina waarop je deze vragen beantwoordt.
Met zo’n FAQ-pagina op je blog of website, kunnen klanten de antwoorden op de vragen die ze je per mail wilden stellen al vinden op je website. De link naar die pagina kun je eventueel ook mailen naar nieuwe klanten.
#5 Strategisch plannen
Hoe meer ballen je in de lucht moet houden, des te eerder je het overzicht verliest en gestrest raakt. Daarom is het goed om inzichtelijk te maken wat je allemaal moet doen en dat vervolgens op volgorde van deadlines in te plannen.
Zo weet je precies wat je gedaan kunt krijgen en wanneer het noodzakelijk is om hulp in te schakelen. Ook ben je dan altijd bezig met hetgeen het meest dringend is op dat moment.
#6 Zorg voor een routine
Het is goed om een planning of schema te maken voor je werkzaamheden, maar plan ook voldoende tijd voor ontspanning. Dat doet wonderen om productief en creatief te blijven. Doe wat je iedere dag moet doen en probeer er zoveel mogelijk een routine van te maken. Plan tijd in om te sporten en voor je hobby’s.
Deze goede gewoontes inplannen, kunnen je energieniveau echt een flinke boost geven. Daardoor ben je een stuk productiever. Misschien ben jij meer een avondmens, maar ik vind het heerlijk om ‘s ochtends vroeg op te staan.
Hierdoor krijg ik ‘s morgens meer gedaan en kan ik sneller dingen van mijn Manifesteer Dagboekplanner afstrepen.
#7 Blok voldoende tijd voor prioriteiten
Wanneer ben je op je best? Plan die blokken als gezegd op de momenten dat je het meest productief bent. Wat exact die momenten zijn verschilt per persoon. Voor de ene ondernemer is dat tussen zeven en tien in de ochtend, voor de ander tussen vier en zeven aan het eind van de middag.
Heb je de blokken gepland, maar komt er toch iets tussen? Geen man overboord. Je kunt altijd nog schuiven. Soms zijn er urgente dingen die voorgaan. Bedenk op dat moment wel of het echt nodig is dat jij je ermee bemoeit. En verschuif het geplande -werken aan- blok naar een ander moment in dezelfde week.
#8 Breng structuur aan wanneer je weet wat je moet doen
Voor jezelf en voor je team is het fijn als er regelmaat zit in de momenten waarop je áán je bedrijf werkt. Als je iedere donderdag in je agenda blokt, dan weet je team op een gegeven moment dat ze je op die dag niet meer moeten storen.
Zij zullen ervoor zorgen dat urgente zaken, waar jouw hulp bij nodig is, op woensdag al aan het licht komen, of anders kunnen wachten tot vrijdag. Ook voor jezelf is die regelmaat fijn. Is het halsoverkop nodig om op donderdag alsnog ín je bedrijf te werken, dan zal het voelen als een uitzondering.
#9 Controleer je e-mail alleen op een vast tijdstip, punt.
Bescherm jezelf tegen afleiding en bepaal op welk tijdstip van de dag je door je e-mails gaat.
#10 Plan je social media berichten in
Iedere maandagochtend plan ik mijn social media berichten in voor de hele week. Dan zet ik al een aantal Instagram en Facebook berichten klaar, zodat ik me daar niet meer druk over hoef te maken. Natuurlijk kan ik altijd nog spontaan berichten plaatsen en even reageren op mensen.
Maar ik doe dit heel bewust en zorg dat ik niet op social media ‘down the rabbit hole’ ga.
Ik ga NIET op social media terwijl ik bijvoorbeeld in mijn prioriteitenblok aan een blog werk.
#11 Schoon je werkplek op
Als je werkomgeving netjes is, brengt dat ook rust in je hoofd. Hierdoor ben je productiever.
Zorg dat je werkplek weinig afleiding heeft en dat je bestanden gestructureerd en overzichtelijk geordend op je laptop staan. Het bespaart me veel tijd omdat ik geen uren hoef te zoeken naar een specifiek document op mijn laptop. En je kunt je beter focussen op je werk als je een helder overzicht hebt van waar je de dingen kunt vinden.
Wil je meer tips, tools en handvatten om je kostbare tijd efficiënt in te delen? Wil je meer ideale goed betalende klanten aantrekken? Jouw inkomen drastisch verhogen?
Weet je al een tijdje dat er in je bedrijf een transformatie nodig is?
Misschien moeten we even praten.
© 2021 Francien van den Boomen – Alle rechten voorbehouden.
Mentor voor mindset, marketing en manifestatie. Oprichter van de Manifesteer Business Academie (MBA) en Spirituele Ondernemersschool (SOS). Ontwikkelaar van het KlantenMagneet Systeem™, het bewezen stapsgewijze programma om meer ideale goed betalende klanten aan te trekken, meer omzet te manifesteren en meer tijd te hebben om van dit alles te genieten.
